Privacybeleid

Fancare Plus ("wij", "ons", "onze") is een bedrijf voor werkplaatsgezondheid gevestigd in Antwerpen, België. Wij bieden platforms voor welzijnsassessments van medewerkers, burn-outpreventieprogramma's en HR-gezondheidsadvies.

Verwerkingsverantwoordelijke: Fanny Abimbola Owolabi · Fancare Plus · Antwerpen, België

Bedrijfs-/HR-beheerders: • Bedrijfsnaam, sector, omvang, land • Naam, e-mail, telefoon, functietitel contactpersoon • Accountgegevens (e-mail en gehashte wachtwoorden via Firebase Authentication) • Abonnement en factureringsgegevens (verwerkt door Stripe — wij bewaren geen kaartgegevens)

Medewerkers (assessment-deelnemers): • Naam en werk-e-mailadres (verstrekt door werkgever) • Assessmentantwoorden (geanonimiseerd voordat bedrijfsrapporten worden gegenereerd) • AVG-toestemmingsrecord en tijdstempel

Websitebezoekers: • Contactformulierinzendingen (naam, e-mail, bericht) • Cookievoorkeuren • Essentiële technische cookies (sessiebeheer)

Afhankelijk van hoe u met ons communiceert en hoe onze klanten de Dienst configureren, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

Bedrijfs- en HR-beheerders • Bedrijfsnaam, sector, omvang en land • Naam, e-mailadres, telefoonnummer en functietitel van de contactpersoon • Accountinformatie, waaronder e-mailadres en authenticatiegegevens verwerkt via Firebase Authentication • Abonnement, facturen en factureringsinformatie. Betalingen worden verwerkt door Stripe; wij bewaren geen volledige betaalkaartgegevens • Communicatie en supportverzoeken

Medewerkers en assessment-deelnemers • Naam, werk-e-mailadres of andere deelnemer-identifier, indien verstrekt door de werkgever • Assessmentantwoorden met betrekking tot welzijn, werklast, stress, veerkracht, burn-outrisico's en andere indicatoren voor gezondheid op de werkplek • Informatie over deelname aan of voltooiing van een assessment • Records over de aan deelnemers verstrekte informatie en, waar toestemming vereist is, records die die toestemming aantonen • Technische informatie die nodig is om toegang tot het assessment te bieden en te beveiligen

Assessmentantwoorden over welzijn, stress, mentale gezondheid of burn-outrisico kunnen informatie onthullen over iemands fysieke of mentale gezondheid. Dergelijke informatie kan gezondheidsgegevens vormen en dus een bijzondere categorie persoonsgegevens zijn onder artikel 9 van de AVG.

Assessmentantwoorden worden geaggregeerd en, waar van toepassing, geanonimiseerd voordat ze in rapporten voor werkgevers worden opgenomen. Gegevens worden alleen als anoniem beschouwd wanneer een individu niet langer kan worden geïdentificeerd, direct of indirect, rekening houdend met alle middelen die redelijkerwijs kunnen worden gebruikt. Tot dat moment blijven de gegevens persoonsgegevens en worden ze dienovereenkomstig beschermd.

Websitebezoekers en potentiële klanten • Contactformulierinzendingen, inclusief naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht • Afspraakgegevens ingediend via onze boekingstools • Cookiekeuzes en toestemmingsvoorkeuren • Technische informatie, zoals IP-adres, apparaatinformatie, browserinformatie en essentiële sessiegegevens • Analytics-informatie waar de bezoeker heeft ingestemd met niet-essentiële analytics-cookies

• Het leveren en verbeteren van ons welzijnsassessmentplatform
• Het genereren van geanonimiseerde welzijnsrapporten voor werkgevers
• Het verwerken van betalingen via Stripe
• Communicatie over uw account of diensten
• Het verzenden van welzijnsprogramma-updates (met toestemming)
• Naleving van wettelijke verplichtingen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: • Het aanmaken en beheren van klant- en gebruikersaccounts • Het bieden van toegang tot welzijnsassessments voor medewerkers • Het beheren van uitnodigingen en assessment-deelname • Het analyseren van assessment-antwoorden en het genereren van geaggregeerde welzijnsrapporten en risicoanalyses • Het verstrekken van strategische aanbevelingen voor welzijn op de werkplek en burn-outpreventie • Het leveren van werkplaatsgezondheid en HR-gezondheidsadvies • Het verwerken van abonnementen, facturen en betalingen • Communicatie over accounts, assessments, afspraken en supportverzoeken • Het handhaven van de beveiliging, beschikbaarheid en integriteit van de Dienst • Het detecteren en voorkomen van fraude, misbruik en ongeautoriseerde toegang • Het verbeteren van de Dienst met behulp van gepast geaggregeerde, geanonimiseerde of anderszins rechtmatig verwerkte informatie • Het verzenden van marketing- of welzijnsprogrammacommunicatie waar toegestaan door de wet • Naleving van wettelijke, regelgevende, boekhoud- en belastingverplichtingen

Assessmentresultaten zijn bedoeld ter ondersteuning van welzijnsinitiatieven op de werkplek. Ze zijn geen medische diagnoses en mogen niet worden gebruikt voor onrechtmatige monitoring van medewerkers, discriminatie, disciplinaire maatregelen, geautomatiseerde arbeidsbeslis singen of andere doeleinden die onverenigbaar zijn met de aan deelnemers verstrekte informatie.

Fancare Plus verstrekt werkgevers geen identificeerbare individuele assessment-antwoorden, tenzij dit specifiek is overeengekomen, rechtmatig is, noodzakelijk is voor het aangegeven doel en vooraf duidelijk aan de deelnemer is gecommuniceerd.

Uitvoering van overeenkomst — verwerking noodzakelijk om onze diensten te leveren

4.1 Onze rol

Voor persoonsgegevens die via het assessmentplatform namens een klant worden verwerkt, treedt de klant over het algemeen op als Verwerkingsverantwoordelijke en Fancare Plus als Verwerker. De klant bepaalt de doeleinden van de verwerking, de toepasselijke rechtsgronden en hoe het assessment binnen zijn organisatie wordt gebruikt.

Fancare Plus kan optreden als onafhankelijke Verwerkingsverantwoordelijke voor bepaalde verwerkingsactiviteiten, waaronder: • Het beheren van klantaccounts en contractuele relaties • Facturering en financieel beheer • Het beveiligen en beheren van onze eigen systemen • Het beantwoorden van vragen • Het beheren van directmarketingvoorkeuren • Naleving van onze eigen wettelijke verplichtingen

De exacte toewijzing van verantwoordelijkheden wordt verder beschreven in onze Verwerkersovereenkomst en, waar van toepassing, de informatie verstrekt door de deelnemende werkgever.

4.2 Rechtsgronden onder artikel 6 AVG

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit en onze rol kunnen persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden: • **Uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan een overeenkomst** — Artikel 6(1)(b): om klantaccounts aan te maken en te beheren, geabonneerde diensten te leveren, boekingen te verwerken en te reageren op serviceverzoeken • **Naleving van een wettelijke verplichting** — Artikel 6(1)(c): om te voldoen aan boekhoud-, belasting-, regelgevende en andere wettelijke vereisten • **Gerechtvaardigde belangen** — Artikel 6(1)(f): om het platform te beveiligen, fraude en misbruik te voorkomen, zakelijke communicatie te beheren en onze diensten te verbeteren, mits die belangen niet worden overschreden door de rechten en vrijheden van de betrokken personen • **Toestemming** — Artikel 6(1)(a): voor niet-essentiële cookies, bepaalde marketingcommunicatie en andere echt optionele verwerkingsactiviteiten waar toestemming passend is • **Een andere door de klant bepaalde rechtsgrond:** wanneer Fancare Plus werknemersgegevens verwerkt op gedocumenteerde instructies van de klant, is de klant verantwoordelijk voor het bepalen en communiceren van de juiste rechtsgrond voor die verwerking

Er wordt geen beroep gedaan op toestemming in een arbeidscontext, tenzij kan worden aangetoond dat deze vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig is gegeven, en dat de werknemer toestemming kan weigeren of intrekken zonder druk, nadeel of nadelige gevolgen.

4.3 Bijzondere categorieën gegevens onder artikel 9 AVG

Assessmentantwoorden kunnen gezondheidsgegevens vormen of anderszins bijzondere categorieën persoonsgegevens onthullen. Indien dit het geval is, vindt verwerking alleen plaats wanneer: • een geldige rechtsgrond onder artikel 6 AVG van toepassing is; en • ook een specifieke voorwaarde onder artikel 9(2) AVG van toepassing is.

Wanneer Fancare Plus optreedt als Verwerker, moet de klant de toepasselijke artikel 6-rechtsgrond en artikel 9(2)-voorwaarde bepalen, documenteren en communiceren voordat de Dienst wordt gebruikt om bijzondere categorieën gegevens te verwerken.

Afhankelijk van het precieze doel, de omstandigheden en het toepasselijke Belgische of Europese recht, kan de relevante artikel 9-voorwaarde omvatten: • **Artikel 9(2)(a):** expliciete toestemming, maar alleen waar toestemming geldig en echt vrijelijk gegeven is. Vanwege de machtsonevenwichtigheid in een arbeidsrelatie is expliciete toestemming van werknemers over het algemeen alleen geschikt voor strikt vrijwillige verwerking die kan worden geweigerd of ingetrokken zonder enig nadeel • **Artikel 9(2)(b):** arbeids-, sociale zekerheid- of sociale beschermingsverplichtingen en -rechten, waar de verwerking noodzakelijk is en geautoriseerd door toepasselijk recht of een collectieve overeenkomst die passende waarborgen biedt • **Artikel 9(2)(h):** preventieve of arbeidsgeneeskunde of de beoordeling van de arbeidscapaciteit van een werknemer, maar alleen waar aan alle wettelijke vereisten is voldaan, inclusief enige vereiste dat de gegevens worden verwerkt door of onder verantwoordelijkheid van een professional gebonden aan beroepsgeheim

Deze voorwaarden zijn niet uitwisselbaar. De toepasselijke voorwaarde moet afzonderlijk voor elk verwerkingsdoel worden bepaald en gedocumenteerd voordat de verwerking begint. Fancare Plus en haar klanten mogen niet aannemen dat het algemene doel van het verbeteren van het welzijn van werknemers op zich voldoende is om aan artikel 9 AVG te voldoen.

4.4 Waarborgen voor assessment-gegevens

Wanneer assessment-gegevens gezondheidsgegevens kunnen vormen, zijn de volgende waarborgen van toepassing, indien van toepassing: • Gegevensminimalisatie en doelbinding • Toegang beperkt tot geautoriseerd personeel op basis van need-to-know • Versleuteling tijdens verzending en, waar geïmplementeerd, in rust • Scheiding van identificerende informatie en assessment-antwoorden waar praktisch • Aggregatie en anonimisering voordat resultaten aan werkgevers worden gerapporteerd • Minimale rapportagedrempels ontworpen om heridentificatierisico's te verminderen • Contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen • Gedocumenteerde bewaar- en verwijderingsperioden • Een Verwerkersovereenkomst die voldoet aan artikel 28 AVG-vereisten • Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen waar de verwerking waarschijnlijk leidt tot een hoog risico voor individuen • Procedures voor het afhandelen van verzoeken van betrokkenen en datalekken • Beperkingen op het gebruik van assessment-informatie voor individuele arbeidsbeslis singen, discriminatie of onverenigbare doeleinden

Bedrijfsaccounts: bewaard voor de duur van het abonnement + 2 jaar

Wij gebruiken de volgende diensten van derden, elk met hun eigen privacybeleid:

Firebase (Google) — database, authenticatie, bestandsopslag · [Privacybeleid](https://firebase.google.com/support/privacy)

Gegevens kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in de Verenigde Staten. Alle overdrachten worden gedekt door Standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige waarborgen.

U heeft het recht op:

Toegang — een kopie van uw persoonsgegevens opvragen

Om een recht uit te oefenen, e-mail: Info@fancareplus.com met het onderwerp "Gegevensverzoek". Wij reageren binnen 30 dagen.

Wij implementeren de volgende beveiligingsmaatregelen:

• HTTPS-versleuteling voor alle gegevens tijdens verzending
• Firebase Authentication voor veilig accountbeheer
• Wachtwoorden gehashed door Firebase (bcrypt) — nooit opgeslagen in platte tekst
• Firestore-beveiligingsregels die toegang beperken op basis van authenticatiestatus
• Betalingsgegevens uitsluitend verwerkt door Stripe (PCI DSS Level 1-conform)
• Assessment-antwoorden geanonimiseerd voordat ze in bedrijfsrapporten worden opgenomen

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen evenredig aan de aard, omvang, context en risico's van de verwerking. Deze kunnen omvatten: • HTTPS-versleuteling voor gegevens tijdens verzending • Authenticatie en toegangscontroles • Op rollen gebaseerde beperkingen en het principe van minste privilege • Veilig wachtwoord- en referentiebeheer via Firebase Authentication • Firestore-beveiligingsregels die ongeautoriseerde toegang beperken • Logging-, bewakings- en incident-responsprocedures • Scheiding van identificerende informatie en assessment-antwoorden waar praktisch • Aggregatie, anonimisering en minimale rapportagedrempels voor werkgeversrapporten • Vertrouwelijkheidsverplichtingen voor geautoriseerd personeel • Periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen, leveranciers en toegangsrechten • Betalingsverwerking uitsluitend via Stripe; Fancare Plus bewaart geen volledige betaalkaartgegevens

Wij gebruiken essentiële cookies voor platformwerking en optionele analytics-cookies met uw toestemming. Zie ons Cookiebeleid voor volledige details.

Onze diensten zijn ontworpen voor zakelijk gebruik en niet gericht op personen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken om wijzigingen in onze diensten, verwerkingsactiviteiten, wettelijke verplichtingen of beveiligingspraktijken weer te geven.

Waar wijzigingen materieel zijn, zullen wij deze onder de aandacht brengen van betrokken personen op een passende en transparante manier, bijvoorbeeld via het platform of per e-mail. De datum bovenaan dit Privacybeleid geeft aan wanneer het voor het laatst is bijgewerkt.

Dit Privacybeleid is bedoeld om informatie te verstrekken over hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Voortgezet gebruik van de Dienst vormt op zich geen toestemming voor wijzigingen in onze verwerkingsactiviteiten.

Waar een wijziging een nieuw verwerkingsdoel introduceert of anderszins toestemming vereist onder toepasselijk recht, zullen wij nieuwe, specifieke toestemming vragen voordat wij die verwerking uitvoeren. Waar verwerking is gebaseerd op een andere rechtsgrond, zullen wij de vereiste informatie verstrekken voordat de wijziging van kracht wordt.

Voor privacyvragen: Info@fancareplus.com

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (APD/GBA): dataprotectionauthority.be